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📂 Organização de Documentos

A organização padronizada de documentos é um pilar da nossa competência técnica. Documentos bem nomeados e formatados agilizam o trabalho jurídico, facilitam a análise do magistrado e garantem que o escritório mantenha um arquivo digital impecável.

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1. Regras Gerais de Formatação

Para que os documentos sejam aceitos nos portais da justiça e lidos com clareza, devemos seguir diretrizes rígidas:

  • Formato Único: Todos os arquivos, sem exceção, precisam estar em formato PDF.

  • Qualidade Visual: Ao salvar ou escanear, atente-se para que o documento não esteja invertido nem ilegível.

  • Local de Armazenamento: Todos os documentos devem ser salvos obrigatoriamente na pasta específica do caso do cliente.

  • Limite de Tamanho: O limite máximo por arquivo é de 5MB. Caso o documento exceda esse tamanho, utilize o site ILOVEPDF para dividi-lo.

    • Nomenclatura de Divisão: No final do nome do arquivo, indique a contagem das partes (Ex: 1 – 2, 2 – 2, etc.).

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2. Padronização de Nomenclatura

A nomenclatura deve seguir a lógica cronológica inversa para facilitar a busca: ano.mês.dia - nome do documento (detalhes).

A. Documentos Médicos (Laudos, Atestados, Exames)

Devem conter o tempo de afastamento e o CID, se houver.

  • Padrão: ano.mês.dia - nome do documento (x dias de afastamento - CID-10 e nome da doença).

  • Exemplo: 2023.09.27 - Laudo Médico (4 dias - CID F10.2 - Transtornos Mentais e Comport. devidos uso de álcool - Síndrome de abstinência).

  • Prontuários: Não é necessário individualizar as páginas. Salve como ano.mês.dia - Prontuário Médico, utilizando a data de abertura do prontuário.

B. Documentos da Empresa (ASO, Admissional, Demissional e DUT)

  • Padrão: ano.mês.dia - nome do documento (situação: apto ou inapto).

  • Exemplo: 2023.09.27 - Admissional (apto).

C. Medidas Disciplinares (Advertências e Suspensões)

  • Padrão: ano.mês.dia - nome do documento (motivo detalhado).

  • Exemplo: 2023.09.27 - Advertência (suspensão de 5 dias por estar alcoolizado).

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3. Protocolos para Documentos Específicos

📄 CTPS Digital

A assinatura digital que vem originalmente no arquivo do governo impede o upload em sites da justiça.

  • Procedimento: Após baixar a CTPS Digital, abra o arquivo, dê Ctrl + P e escolha "Imprimir em PDF".

  • Ação: Nomeie como "CTPS Digital" e exclua o arquivo original que continha a assinatura digital.

💰 Extrato do FGTS

Muitos clientes confundem o extrato completo com "prints" da tela. É necessário auxiliá-los a baixar o documento correto.

  • Procedimento: No aplicativo, o cliente deve selecionar a empresa, abrir as movimentações e selecionar "baixar extrato completo em PDF".

  • Exceção: Se a empresa nunca depositou nada, pode-se utilizar um print da tela que mostre a última empresa que recolheu, para provar a ausência de depósitos da empresa processada.

📱 Provas de WhatsApp (Prints e Áudios)

  • Prints de Conversa: A primeira imagem deve obrigatoriamente conter a data da conversa. As imagens seguintes devem sempre capturar um trecho final do print anterior, garantindo a continuidade lógica do diálogo.

  • Áudios Salvos: Devem ser nomeados com a data e uma descrição clara do conteúdo.

    • Exemplo: 2025.03.13 – Áudio em que o patrão xingou o funcionário de inútil.

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🚫 O que NÃO fazer (Anti-Protocolo de Documentos)

  • Não ignorar a rotação: Documentos "de cabeça para baixo" demonstram falta de cuidado técnico.

  • Não enviar arquivos com assinatura digital nativa: Isso trava o sistema de peticionamento (siga o processo da CTPS Digital para evitar isso).

  • Não esquecer a sobreposição de prints: Prints soltos sem conexão entre eles podem ser contestados como prova inválida.

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